L’obligation de vigilance : qu’est-ce-que c’est ?
L’obligation de vigilance : ce que vous devez savoir pour rester en conformité
Quelle est votre responsabilité de donneur d’ordres ?
En tant que donneur d’ordres, vous avez une clé de responsabilité : vérifier que vos sous-traitants et fournisseurs respectent la législation en vigueur. Cette démarche, connue sous le nom d’ obligation de vigilance, est indispensable pour éviter les risques juridiques et préserver votre réputation.
Dans cet article, découvrez ce que dit la loi, les démarches à suivre et les sanctions encouragées en cas de non-conformité.
Qu’est-ce que l’obligation de vigilance ?
L’obligation de vigilance vise à lutter contre :
- Le travail illégal ,
- L’ emploi de travailleurs étrangers sans autorisation ,
- Et plus globalement, les infractions sociales et fiscales.
Elle impose au donneur d’ordres de collecter, vérifier et conserver certains documents pour tout contrat supérieur à 5 000 € HT (cumulé sur une ou plusieurs factures).
Quels documents devez-vous collecter ?
La loi exige que les documents suivants soient datés de moins de 6 mois :
- Un extrait Kbis : il atteste de l’immatriculation de votre sous-traitant ou fournisseur. Vous pouvez l’obtenir via Infogreffe, la Chambre des métiers ou l’INSEE.
- Une attestation de vigilance URSSAF : ce document prouve que l’entreprise s’acquitte de ses cotisations sociales. Il est délivré directement par l’URSSAF.
- Une attestation de non-emploi de salariés étrangers sans titre de travail : elle certifie que l’entreprise respecte les règles en matière d’emploi.
💡 Bon à savoir : Pour les entreprises employant des travailleurs étrangers, la loi impose de fournir une liste qui précise :
- La date d’embauche,
- La nationalité des salariés,
- Le type et le numéro d’autorisation de travail.
Pourquoi est-ce si important ?
Le non-respect de cette obligation peut avoir des conséquences graves :
Sanctions juridiques et financières
- Jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende .
- Une solidarité financière avec le sous-traitant en cas de dettes fiscales ou sociales.
- Annulation des exonérations et réductions de charges sociales par l’URSSAF.
Impact sur votre activité
- Exclusion des marchés publics pendant 5 ans.
- Perte de crédibilité et de confiance auprès de vos partenaires.
Quels bénéfices à respecter ces obligations pour la fonction achats ?
En gérant efficacement vos obligations de vigilance, vous transformez une contrainte en avantage :
- Sécurisez vos relations commerciales : rassurez vos partenaires sur votre conformité.
- Gagnez du temps : déléguez la collecte des documents à des niveaux de confiance.
- Valorisez votre image : démontrez votre engagement en matière d’achats responsables.
L’obligation de vigilance : la loi évolue
Dernières évolutions réglementaires (2024)
- Renforcement des sanctions pour le respect des obligations de vigilance : depuis le 16 juillet 2024, une amende administrative de 20 750 € par salarié peut être infligée si vous employez directement ou indirectement des travailleurs sans autorisation.
- Directive européenne sur le devoir de vigilance : adoptée en mai 2024, elle impose de nouvelles obligations aux entreprises, notamment en matière d’impact environnemental et social.
Comment rester conforme ?
Adoptez une approche proactive et abonnez-vous à des médias qui vous permettent de vous tenir au courant des lois :
- Centralisez la gestion des documents liés aux obligations de vigilance grâce à des outils numériques experts en la matière.
- Effectuez des contrôles réguliers pour vous assurer de l’authenticité des documents et de l’actualité des pièces achetées.
- Enfin, sensibilisez vos équipes sur l’importance de l’obligation de vigilance et les risques encourus.
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