Impliquer les 2 côtés dans un partenariat « gagnant gagnant ».

Obligations de vigilance : le contexte

La problématique des obligations de vigilance

Pour tout contrat > 5K€, la loi exige des donneurs d’ordres qu’ils détiennent pour chacun de leurs fournisseurs : K-Bis, attestation de vigilance URSSAF, liste des travailleurs étrangers.

Ces documents doivent être facilement accessibles, stockés pendant 5 ans, et mis à jour tous les 6 mois.

80% de documents de vigilance à jour : comment y arriver ?

Etape 1 : Une base à jour pour contacter les fournisseurs

Avoir une base fournisseurs propre est un pré requis pour identifier les entreprise de votre portefeuille soumises à l’obligation de vigilance. Cette étape est souvent bâclée, or elle est essentielle pour assurer le succès d’une campagne d’adhésion aux obligations de vigilance.

La proposition unique d’EASYPICS

Construction d’un référentiel central

Le métier d’Easypics : récupérer, nettoyer, dédoublonner les datas et bases internes clients et fournisseurs, pour vous restituer une base « propre ». 

Grâce à la constitution d’un référentiel global, qui rassemble les dépenses des différentes entités de l’entreprise auprès de leurs fournisseurs ,nous centralisons aussi les coordonnées de vos fournisseurs, et notamment celles de ceux soumis aux lois sur les obligations de vigilance.

Une fois cette étape de normalisation effectuée, et les fournisseurs concernés par les obligations de vigilance identifiés, nous les invitons sur notre plateforme. Nous organisons ensuite pour vous le dépôt et la mise à jour régulière des documents demandés par la loi : K-Bis, attestation de vigilance URSSAF, liste des travailleurs étrangers.

Etape 2 :  Contact direct et implication

La plupart des acteurs du marché choisissent de relancer les fournisseurs avec des emails automatisés, moyen simple et rapide, mais déshumanisés, atterrissant le plus souvent dans les SPAM, ou sur des adresses emails n’étant plus actives. Force est de constater que cette méthode ne fonctionne pas.

A contrario, le soin apporté par nos équipes à la relation fournisseurs et la proximité humaine sont les clés de notre complétude.

La proposition humaine d’EASYPICS

Une proximité client – fournisseurs

• La confiance que nos clients donneurs d’ordres nous accordent, nous permet une approche plus saine de leurs fournisseurs, basée sur la relation long terme et la collaboration.
• De surcroit, l’intervention de vrais humains, qui fait partie de l’ADN d’EASYPICS, avec les personnes habilitées chez vos fournisseurs à remonter et mettre à jour ces documents permet de crédibiliser notre propre approche.
• Pour vos fournisseurs, mettre en avant leur conformité aux obligations de vigilance se transforme ainsi en avantage, renforçant leur position vis-à-vis d’autres donneurs d’ordres.

Et aussi.. : un constat d’offre incomplète sur le marché

Les acteurs du marché sont souvent spécialisés :

• dans la conformité légale (obligations de vigilance),
• dans la responsabilité sociétale des entreprises (bilan carbone, questionnaires RSE),
• ou encore dans l’information de manière globale (personnes politiquement exposées, bilans financiers etc).

La proposition complète d’EASYPICS

Une garantie pour une conformité totale

 L’idée est de vous proposer de retrouver toutes vos informations extra financières en une seule et même plateforme.

• Vous êtes couvert en cas de contrôle : sur lesobligations de vigilance  : K-bis, attestation URSSAF, liste des travailleurs étrangers.
• Vous complétez votre bilan carbone, selon la méthode officiellement reconnue de l’ABC (Association pour la Transition Bas Carbone), avec la remontée facile des éléments du scope 3.
• Vous prévenez le risque de corruption pour répondre aux exigeances de la Loi Sapin 2.

A ce titre, en effet, nous sommes en mesure de vous accompagner avec :

• La remontée des obligations de vigilance dans les tableaux de bord EASYPICS
• La réalisation de votre bilan carbone, scope 3 compris (car nous avons les éléments de vos fournisseurs, ou la possiblité de réaliser leur propre bilan carbone également)
• Un questionnaire sur les mesures RSE en place au sein de l’entreprise.
• Un questionnaire sur les mesures de lutte contre la corruption (Sapin 2) .

Vos fournisseurs peuvent alors mettre en avant auprès de leur conformité face à leur portefeuille clients et dans le cadre d’appels d’offres.

En complément, chaque fournisseur adhérent bénéficiera également d’un accès à notre base des 12 millions d’entreprises françaises. Autant de potentiels prospects à qui proposer leurs services, en conformité légale, environnementale et éthique.

Les récentes dispositions Obligations de vigilance, Devoir de vigilance, Loi Sapin 2 font suite à plusieurs scandales, qui ont dernièrement touché les entreprises françaises. Afin de réagir, et en tant que pays précurseur, la France renforce ses lois.

Obligations de vigilance, Loi Sapin 2, Devoir de vigilance :

• Qui est concerné ?
• En quoi consistent ces 3 Lois ?
• Comment les appliquer ?
• Quelles sont les sanctions ?

Obligations de vigilance, Devoir de vigilance, Loi Sapin 2

Lois pour le renforcement de la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) : mode d’emploi

Acheteurs, pour suivre les dernières évolutions des lois, normes et directives au service du reporting financier ou extra financier des donneurs d’ordres, abonnez-vous.

L’obligation de vigilance : ce que vous devez savoir pour rester en conformité

Quelle est votre responsabilité de donneur d’ordres ?

Qu’est-ce que l’obligation de vigilance ?

Quels documents devez-vous collecter ?

La loi exige que les documents suivants soient datés de moins de 6 mois :

1. Un extrait Kbis : il atteste de l’immatriculation de votre sous-traitant ou fournisseur. Vous pouvez l’obtenir via Infogreffe, la Chambre des métiers ou l’INSEE.
2. Une attestation de vigilance URSSAF : ce document prouve que l’entreprise s’acquitte de ses cotisations sociales. Il est délivré directement par l’URSSAF.
3. Une attestation de non-emploi de salariés étrangers sans titre de travail : elle certifie que l’entreprise respecte les règles en matière d’emploi.

💡 Bon à savoir : Pour les entreprises employant des travailleurs étrangers, la loi impose de fournir une liste qui précise :

• La date d’embauche,
• La nationalité des salariés,
• Le type et le numéro d’autorisation de travail.

Pourquoi est-ce si important ?

Le non-respect de cette obligation peut avoir des conséquences graves :

Sanctions juridiques et financières

• Jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende .
• Une solidarité financière avec le sous-traitant en cas de dettes fiscales ou sociales.
• Annulation des exonérations et réductions de charges sociales par l’URSSAF.

Impact sur votre activité

• Exclusion des marchés publics pendant 5 ans.
• Perte de crédibilité et de confiance auprès de vos partenaires.

Quels bénéfices à respecter ces obligations pour la fonction achats ?

En gérant efficacement vos obligations de vigilance, vous transformez une contrainte en avantage :

• Sécurisez vos relations commerciales : rassurez vos partenaires sur votre conformité.
• Gagnez du temps : déléguez la collecte des documents à des niveaux de confiance.
• Valorisez votre image : démontrez votre engagement en matière d’achats responsables.

L’obligation de vigilance : la loi évolue

Dernières évolutions réglementaires (2024)

• Renforcement des sanctions pour le respect des obligations de vigilance : depuis le 16 juillet 2024, une amende administrative de 20 750 € par salarié peut être infligée si vous employez directement ou indirectement des travailleurs sans autorisation.

• Directive européenne sur le devoir de vigilance : adoptée en mai 2024, elle impose de nouvelles obligations aux entreprises, notamment en matière d’impact environnemental et social.

Comment rester conforme ?

Adoptez une approche proactive et abonnez-vous à des médias qui vous permettent de vous tenir au courant des lois :

1. Centralisez la gestion des documents liés aux obligations de vigilance grâce à des outils numériques experts en la matière.
2. Effectuez des contrôles réguliers pour vous assurer de l’authenticité des documents et de l’actualité des pièces achetées.
3. Enfin, sensibilisez vos équipes sur l’importance de l’obligation de vigilance et les risques encourus.

Afin de prévenir la délinquance économique, la loi sur la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique, dite « Sapin 2 », a pour ambition de porter la législation française aux meilleurs standards européens et internationaux.

En ce sens, les entreprises doivent dorénavant être en mesure de prouver au régulateur qu’elles ont appliqué les prérogatives Sapin 2. En cela, elles doivent montrer qu’elles ont vérifié la santé éthique de leurs partenaires commerciaux, clients ET fournisseurs. A ce titre, elles sont assujetties à la mise en place en interne des 8 piliers Sapin 2.

8 piliers Sapin 2

Les fondements de la Loi anti corruption Sapin 2

Selon une étude de KPMG, la cartographie des risques et l’évaluation des fournisseurs sont les 2 mesures perçues comme étant les plus difficiles à mettre en place.

L’accompagnement d’EASYPICS pour la conformité

EASYPICS vous permet de réaliser la cartographie de vos fournisseurs et clients, base du dispositif Sapin 2. Cette cartographie rassemble les informations dont vous aurez besoin sur vos partenaires commerciaux pour évaluer le risque, en regard de vos chiffres de dépenses :

✅Cartographie des fournisseurs et clients.
✅Alertes.
✅Mesures anti corruption (questionnaires).
✅Evaluations des fournisseurs.